在組織部門分工時,我們常常聽到員工類似以下這樣的心聲,例如:應收帳款到期,客戶未付款時,催收到底是誰的責任?公司的業務可能會說:「我平常跑業務都這麼辛苦了,帳款當然是後端的客服去催?我的重點是簽單。」後端客服卻說:「為什麼是我?催收帳款應該是會計的工作,我每天幫忙開這麼多發票,我到底是客服還是會計?」會計回說:「這當然是業務的責任啊,這是當初他跟客戶談的條件,我頂多只能告知客戶款項沒進來,但我那能去催?」

最後,這催收的責任到底該由誰負責?其實每個職務從自己的角度出發都有其道理,由哪一個職務去催收也都可以。最重要的是職責劃分清楚,就可以免去這樣的問題。若職務責任不釐清,可能會對組織造成資源浪費。假設上述的三位職務當事人都很勇於承擔責任,三方都跟客戶催收,結果不僅造成工作重工,資源浪費,更可能造成客戶觀感不佳。或是,更糟的三個人都不覺得是他的工作職責,結果重要的球漏接了,要追究責任時也無法釐清。其實,這在組織發展的過程中這是很常見的情況。但當組織發展到一定規模時,組織若要蛻變加速成長,就必須建置一套完整的工作說明書,讓員工清楚知道自己的工作職責是什麼,讓主管清楚知道部門的權責,以及各部門的職責劃分與連結,以奠定日後各部門之運作與合作順暢。

    工作說明書不僅能協助釐清部門與職務的工作職責,也是人力資源功能展開的基石,當組織有一套完整的工作說明書後,便可運用在以下的人資功能:

(1)   招募任用:完整的工作說明書中,可提供各部門主管在招募新人所需滿足該職位的  各項條件,如:學歷要求、所需技能與人格特質等,這些明確的條件有助於主管在選擇人才時有明確的方向,若能搭配具有信、效度的選才工具,則更事半功倍。

(2)晉升輪調:整合各職務工作說明書中的職務條件,依職務類型、職等來建構出公司各職位體系的職涯發展路徑,便可依照員工個人意願、專長與人格特質規劃個人未來升遷與輪調路徑,員工也可明確瞭解升遷的條件與依據,避免讓員工感到升遷不公的情況。

(3)訓練培育:整合工作說明書的所需專長與技能後,可依據員工目前的工作績效表現,規劃其需要的訓練課程,或整合職涯發展路徑,提供員工完整的學習地圖。

(4)  績效評估:工作說明書中的主要職務工作內容,可往下展開成為該職務的績效指標,透過工作說明書也可讓員工清楚瞭解該職務被評量的項目為何,員工才知道要往哪個方向努力,這樣對員工也才公平。因當缺乏明確的的評估指標時,績效評估最後僅能流為形式,而失去原有的美意。

(5)職位評價:可依據工作說明書之工作內容及考核標準,進行職位評價,依據職位評價的結果建立公平性與激勵性之薪資制度。工作說明書的好處雖多,不過一開始的工作說明書建置,是需要耗費相當多心力與資源。但當組織發展到一定規模時,便可能面臨部門間工作權限不清的問題,此時,便是建立工作說明書的最佳時機,雖建置工作說明書,可能讓人感覺工程浩大又不見得可立即見效,但卻是組織將來要擴大發展的重要基石,也是整體人力資源發展規劃之開端,更是組織邁向成長的必經途徑之一。

文章標籤

創作者介紹

愛軟貓的職場筆記 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()